A Defensoria Pública do Estado do Acre publicou nesta terça-feira, 08, uma nova instrução normativa que estabelece regras para o uso de certificados digitais, tokens, logins, senhas e demais credenciais de acesso aos sistemas judiciais e administrativos da instituição. A medida também regulamenta a consulta a processos eletrônicos por defensores, servidores, assessores, assistentes, estagiários e colaboradores.

A Instrução Normativa Conjunta nº 001/2026, determina que todas as credenciais sejam consideradas de uso pessoal e intransferível. A norma busca reforçar a segurança das informações, preservar o sigilo processual e permitir a identificação de quem realizou acessos e operações nos sistemas.

Pelas novas regras, servidores, assessores, assistentes, estagiários e colaboradores deverão acessar somente os processos e informações necessários para o desempenho das atividades que tenham sido regularmente atribuídas ou autorizadas.

A norma proíbe consultas realizadas por curiosidade, interesse particular, vínculo pessoal com alguma das partes ou qualquer finalidade estranha ao serviço. Também restringe o acesso a processos que não tenham relação com as atribuições da unidade ou do usuário.

Nos casos envolvendo processos sob sigilo ou segredo de justiça, as cautelas deverão ser reforçadas. O acesso deverá ter finalidade institucional e ser feito por usuários autorizados, com preservação da confidencialidade dos documentos e informações. A reprodução, armazenamento, compartilhamento e divulgação de dados para finalidades estranhas ao serviço também é proibida.

A Defensoria esclarece que o simples fato de um sistema permitir tecnicamente o acesso a determinado processo não significa que o usuário esteja autorizado funcionalmente a consultá-lo.

A instrução também estabelece uma série de cuidados com credenciais. Entre eles estão a proibição de manter senhas em locais visíveis ou de fácil acesso, fornecer códigos temporários de autenticação a terceiros e deixar tokens conectados ou sessões autenticadas abertas sem necessidade.

Os usuários deverão bloquear ou encerrar a sessão ao se afastarem do computador e comunicar imediatamente eventual perda de token, suspeita de comprometimento da credencial, utilização indevida ou acesso não reconhecido. Também deverão alterar a senha caso exista indício de que ela tenha sido descoberta ou utilizada por outra pessoa.

A utilização indevida de uma credencial poderá resultar em apuração de responsabilidade, observadas as circunstâncias de cada caso e garantidos o contraditório e a ampla defesa. A norma ressalta que a responsabilidade pode ter natureza administrativa, civil ou penal, conforme a conduta e a legislação aplicável.

A medida também estabelece responsabilidades para os defensores públicos. Os membros deverão orientar e supervisionar as atividades de assessores, assistentes, servidores, estagiários e colaboradores vinculados aos respectivos gabinetes, garantindo que os acessos ocorram para fins institucionais e dentro das tarefas distribuídas.

A supervisão, segundo a norma, não significa que o defensor precise acompanhar simultaneamente cada consulta realizada pela equipe. O dever envolve orientar os integrantes, definir as atividades autorizadas e tomar providências quando tiver conhecimento de algum acesso irregular.

Outra determinação é a criação de um Termo de Compromisso de Confidencialidade, Privacidade e Proteção de Dados Pessoais, que deverá ser assinado por servidores, assessores, assistentes, estagiários e demais colaboradores que tenham acesso a sistemas, processos, documentos ou informações institucionais.

O documento deverá estabelecer, entre outras obrigações, o dever de preservar o sigilo, proteger dados pessoais e sensíveis, utilizar credenciais de forma responsável e comunicar incidentes de segurança. O dever de confidencialidade continuará valendo mesmo após o desligamento do colaborador da Defensoria Pública.

A instrução determina ainda que os atuais integrantes da instituição que se enquadrem nessas condições também sejam informados e assinem o termo.