O Tribunal de Contas do Estado do Acre (TCE-AC) publicou a Instrução Normativa nº 57, de 13 de agosto de 2026, que estabelece normas e procedimentos para a digitalização, gestão, armazenamento, preservação e eliminação de documentos no âmbito da instituição.

A nova regulamentação busca padronizar os procedimentos adotados pelos setores do Tribunal e garantir autenticidade, integridade, disponibilidade, segurança e preservação de longo prazo dos documentos digitais.

A norma considera, entre outras referências, o Decreto Federal nº 10.278/2020, que estabelece requisitos técnicos para que documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos originais, além da Lei nº 13.874/2019, da Lei de Arquivos e das diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).

Regras para digitalização

A instrução estabelece que os documentos físicos deverão ser digitalizados utilizando equipamentos adequados e seguindo padrões técnicos específicos.

Entre as exigências está a utilização do formato PDF/A, voltado ao arquivamento de documentos digitais, com resolução mínima de 300 DPI.

Os documentos textuais também deverão passar por Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), permitindo a indexação, localização e recuperação das informações contidas nos arquivos.

O Tribunal determina ainda que a digitalização seja realizada em lotes controlados, com identificação, rastreabilidade e segregação dos documentos processados.

Para os documentos públicos digitalizados, a norma estabelece requisitos adicionais para garantir a validade jurídica.

Os arquivos deverão contar com assinatura digital utilizando certificação no padrão ICP-Brasil, assegurando a autoria da digitalização, a integridade e a validade jurídica dos documentos e respectivos metadados.

Também deverão existir mecanismos de auditoria, rastreabilidade e certificação nos sistemas e processos utilizados.

A norma determina ainda que os procedimentos garantam fidelidade, integridade, legibilidade e completude do documento digital em relação ao original, além de confidencialidade e interoperabilidade entre os sistemas informatizados.

Os documentos digitais deverão ser armazenados em um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), ambiente destinado à manutenção, preservação e acesso de longo prazo aos arquivos.

O controle de acesso e os sistemas de backup deverão seguir boas práticas de segurança da informação, com o objetivo de proteger os documentos contra acessos não autorizados, perda, corrupção ou indisponibilidade dos dados.

A guarda dos documentos deverá obedecer aos prazos definidos na Tabela de Temporalidade Documental do Tribunal.

A instrução também regulamenta a eliminação de documentos físicos após a digitalização.

Os documentos poderão ser eliminados desde que não tenham valor permanente, histórico ou legal, observando-se a Tabela de Temporalidade Documental vigente.

Antes da eliminação, deverá haver avaliação técnica e publicação de edital de eliminação, além de autorização da autoridade competente e adoção de procedimentos que garantam o descarte seguro e definitivo.

Para documentos armazenados em meio eletrônico, a eliminação deverá seguir normas técnicas da ABNT ou diretrizes da família ISO/IEC 27000, além de padrões específicos de sanitização e descarte seguro das informações, quando aplicável.

Responsabilidades dos setores

A Instrução Normativa atribui responsabilidades aos setores que recebem e processam documentos.

Cabe aos setores recebedores realizar a correta digitalização, conferir os arquivos e encaminhá-los de acordo com os padrões estabelecidos.

Já o setor responsável pelo arquivo ou pela gestão documental deverá controlar, armazenar e preservar os documentos, além de fiscalizar o cumprimento das regras e prestar orientação técnica aos demais setores.

O descumprimento das disposições previstas na norma poderá resultar em responsabilização administrativa.

A Instrução Normativa nº 57/2026 entrou em vigor na data de sua publicação e também estabelece que os Anexos I e II integram a regulamentação, detalhando os padrões técnicos mínimos para a digitalização e os metadados que deverão ser utilizados.